Tại sự kiện World Data Summit APAC 2026 diễn ra trong hai ngày 29 và 30 tháng 10 tại Kuala Lumpur, Malaysia, bà Phạm Thị Thu Hằng, Giám đốc điều hành của 5S Media, đã có những chia sẻ quan trọng về phương pháp tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp. Nội dung trọng tâm xoay quanh cách thức tiếp cận mang tên 5-RE Growth Cycle, mở ra hướng đi mới giúp các đơn vị tối ưu hóa nguồn lực trong kỷ nguyên công nghệ số.
Chia sẻ về bài toán vận hành của các đơn vị quy mô nhỏ, đại diện 5S Media đặt vấn đề làm thế nào để tổ chức có thể phát triển mạnh mẽ mà không cần mở rộng nguồn lực tương ứng về mặt tốc độ. Thông qua những trải nghiệm thực tế tại thị trường Việt Nam, mô hình Chu trình tăng trưởng 5R đã được đúc kết nhằm giải quyết bài toán này một cách cụ thể.
Theo quan điểm từ nhà quản lý này, công nghệ thông minh mang đến nhiều cơ hội to lớn, tuy nhiên mức độ thành công lại phụ thuộc hoàn toàn vào khâu lựa chọn đúng đắn bài toán cốt lõi, tinh chỉnh hệ thống vận hành và chuẩn bị tâm thế sẵn sàng cho nguồn nhân lực.
Mô hình 5 bước ứng dụng công nghệ thông minh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Đối với các tổ chức quy mô vừa và nhỏ, thay vì thực hiện chuyển đổi toàn diện trên diện rộng, chiến lược tối ưu là chọn ra một nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, khoanh vùng điểm nghẽn, tiến hành thử nghiệm ở quy mô vừa phải và đo lường mức độ hiệu quả trước khi nhân rộng. Phương thức này tạo điều kiện để tổ chức tích lũy kinh nghiệm và từng bước nâng cao hàm lượng công nghệ.
Chính từ thực tiễn hoạt động, mô hình mang tên “Five Re Growth Cycle” đã ra đời với năm giai đoạn chính bao gồm: Review (rà soát), Reduce (giảm bớt), Restructure (tái cấu trúc), Retrain (đào tạo lại) và Repeat (lặp lại).
Giai đoạn đầu tiên là Review - Rà soát, tập trung vào việc đánh giá toàn diện các chu trình làm việc, bộ chỉ số quản trị, các điểm nút thắt cổ chai cũng như các dữ liệu nền tảng phục vụ cho công tác ra quyết định.
Bước kế tiếp là Reduce - Giảm bớt, bao gồm việc nhận diện tường tận các tác vụ mang tính lặp đi lặp lại, những công đoạn dư thừa không mang lại giá trị gia tăng và tìm phương án phân bổ lại nguồn lực tối ưu hơn. Giai đoạn thứ ba là Restructure - Tái cấu trúc, trong đó các quy trình, phân công trách nhiệm cùng cơ chế phối hợp nội bộ được thiết kế lại dựa trên nền tảng tích hợp công nghệ phù hợp.
Bước thứ tư mang tên Retrain - Đào tạo lại, hỗ trợ đội ngũ nhân sự và cấp quản lý thích nghi với phương thức vận hành mới, đồng thời phân định rõ ràng các bước kiểm định và phê duyệt chất lượng. Giai đoạn khép lại chu trình là Repeat - Lặp lại, nơi kết quả thực tế được theo dõi sát sao, đúc rút bài học kinh nghiệm, tiến hành điều chỉnh và tiếp tục tối ưu hóa cho các quy trình tiếp theo.
Minh họa cụ thể từ trường hợp của 5S Media, trong nghiệp vụ sản xuất ấn phẩm truyền thông, quy trình truyền thống thường đòi hỏi nhiều vòng làm việc từ khâu lên ý tưởng, sưu tầm tư liệu tham khảo, thiết kế cho đến các bước chỉnh sửa phức tạp.
Khi tích hợp các giải pháp tự động hóa thông minh, đội ngũ có thể nhanh chóng tạo ra các bản thảo trực quan để trao đổi sớm với khách hàng. Sau khi thống nhất định hướng, nhân sự chuyên môn sẽ tiến hành hoàn thiện sản phẩm, trong khi bộ phận chăm sóc khách hàng tiếp nhận ý kiến để tinh chỉnh bước cuối cùng.
Quy trình vận hành mới với sự hỗ trợ của công nghệ đã giúp đơn vị này tiết kiệm được tối thiểu một nửa thời gian và sức lao động của đội ngũ nhân sự.
Quá trình này có thể hình dung tương tự như việc chăm sóc một khu vườn: người làm vườn cần thấu hiểu chất đất ban đầu, làm sạch cỏ dại, sắp xếp lại không gian canh tác, nâng cao tay nghề cho người lao động, rồi sau đó mới tiến hành thu hoạch, đánh giá và bắt đầu chu kỳ canh tác mới.
Góc nhìn chuyên gia kỹ thuật từ TTC Việt Nam
Nhận định về xu hướng chuyển đổi số hiện nay, các chuyên gia công nghệ tại TTC Việt Nam cho rằng việc áp dụng công nghệ số và các giải pháp tự động hóa vào mô hình vận hành không chỉ đơn thuần là mua sắm phần mềm, mà là sự thay đổi tư duy quản trị toàn diện. Do hệ thống hạ tầng mạng và viễn thông đóng vai trò là huyết mạch truyền dẫn dữ liệu, các doanh nghiệp SME cần đặc biệt chú trọng đến việc đồng bộ hóa hạ tầng kết nối và bảo mật thông tin trước khi triển khai các ứng dụng tự động hóa quy mô lớn. Một nền tảng mạng ổn định, băng thông lớn và an toàn sẽ là bệ phóng vững chắc giúp các giải pháp thông minh phát huy tối đa hiệu năng, giảm thiểu tối đa độ trễ trong quá trình xử lý dữ liệu thời gian thực.
Chia sẻ kinh nghiệm thực tế nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh
Dựa trên số liệu thống kê so sánh giữa hai giai đoạn tương ứng, doanh thu của 5S Media ghi nhận mức tăng trưởng khoảng 20%, trong khi số lượng nhân sự giảm xấp xỉ 10% và quỹ lương được giữ nguyên ổn định. Nhờ đó, chỉ số doanh thu tính trên mỗi nhân sự đã cải thiện khoảng 33%.
Tuy nhiên, đơn vị này cũng nhấn mạnh rằng kết quả kinh doanh là tổng hòa của nhiều yếu tố khác nhau như công tác phát triển thị trường, cơ cấu danh mục dự án, cải tiến phương thức làm việc và sự nỗ lực của tập thể; do đó không thể quy đổi toàn bộ phần tăng trưởng này chỉ cho một yếu tố công nghệ. Các chỉ số hiệu suất cũng cần được đặt lên bàn cân cùng với chi phí đầu tư hạ tầng, biên độ lợi nhuận và chất lượng dịch vụ tổng thể.
Thông qua những chia sẻ này, ban lãnh đạo doanh nghiệp hy vọng mang đến một góc nhìn thực tiễn để cộng đồng doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ có thêm cơ sở tham khảo khi bắt đầu hành trình chuyển đổi số. Việc lựa chọn một quy trình trọng điểm, xác định số liệu đo lường ban đầu và thử nghiệm cùng tập thể sẽ tạo đà phát triển bền vững. Khi các nguồn lực được giải phóng, thời gian và năng lực dư thừa có thể được đầu tư vào tư duy chiến lược, nâng cao trải nghiệm khách hàng và mở rộng thị phần, qua đó đóng góp thiết thực vào mục tiêu phát triển kinh tế chung.
Để được tư vấn chi tiết về các giải pháp hạ tầng mạng, viễn thông và tối ưu hóa hệ thống CNTT an toàn, bảo mật dành riêng cho doanh nghiệp SME, hãy liên hệ ngay với TTC Việt Nam qua website ttcvn.net hoặc hotline chính thức để nhận hỗ trợ chuyên sâu từ đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm.
