Hệ sinh thái Google Workspace hiện đang chứng kiến bước chuyển mình mạnh mẽ khi tính năng Google Workspace Skills được tích hợp rộng rãi vào các ứng dụng cốt lõi, thay vì chỉ giới hạn trong trợ lý ảo Gemini như trước kia. Sự cải tiến này cho phép người dùng trực tiếp yêu cầu Gemini kiến tạo, tối ưu hóa cũng như kiểm tra các kỹ năng ứng dụng ngay trong không gian làm việc quen thuộc mà không cần chuyển đổi qua lại giữa nhiều cửa sổ.
Ngay khi người dùng kích hoạt một kỹ năng cụ thể, hệ thống thông minh của Gemini sẽ tự động nhận diện thời điểm thích hợp để áp dụng hoặc cho phép gọi trực tiếp thủ công tùy theo nhu cầu thực tế. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể giúp khai thác triệt để tính năng hiện đại này.
Quy trình tạo skills ngay trong Google Docs
Xin lưu ý rằng tính năng này hiện vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm (beta) và được triển khai theo từng khu vực, do đó cần một khoảng thời gian nhất định để phổ biến đến toàn bộ người dùng.
Các bước thiết lập ban đầu
Đầu tiên, mở giao diện soạn thảo Google Docs, tìm và nhấp vào biểu tượng Gemini nằm ở khu vực phía dưới. Tiếp theo, hãy chọn biểu tượng hai dấu gạch ngang và nhấn vào mục Skill builder để bắt đầu khởi tạo kỹ năng mới trong ứng dụng.
Tại bước này, người dùng sẽ đưa ra yêu cầu để Gemini tiến hành xây dựng một kỹ năng dựa trên các tài liệu mẫu đã chuẩn bị sẵn. Lấy ví dụ minh họa là việc thiết lập kỹ năng tự động hóa quy trình lập đề xuất kinh doanh với tên gọi Proposal Automation Skill dựa trên những văn bản mẫu có sẵn.
Create a proposal automation skill based on these examples: Full Cymbal Proposal, Cymbal Investment Proposal. Integrate HubSpot and past sales history for accuracy, analyze requests against historical sales, and maintain our brand voice. Once finalized, automatically share the document in the Chat.
Hoàn thiện và tích hợp vào hệ thống
Sau khi hệ thống xử lý xong, kết quả trả về là một tài liệu mô tả kỹ năng mang tên Proposal Architect. Kỹ năng này được thiết kế nhằm mục đích tự động hóa toàn bộ quy trình tạo lập cũng như quản lý các hồ sơ đề xuất thông qua sự hỗ trợ của Gemini cùng hệ sinh thái Google Workspace.
Toàn bộ kỹ năng vừa tạo sẽ được tự động đồng bộ hóa trên mọi ứng dụng thuộc Google Workspace, giúp người dùng dễ dàng gọi ra bất cứ khi nào cần xử lý công việc. Tại giao diện này, chỉ cần nhấn chọn biểu tượng Add to Workspace Studio để đưa kỹ năng vào kho ứng dụng chung.
Kích hoạt và đưa vào vận hành thực tế
Chuyển đến giao diện Workspace Studio, kỹ năng vừa thiết lập sẽ xuất hiện với chức năng hỗ trợ xây dựng đề xuất kinh doanh cũng như các slide thuyết trình chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Người dùng chỉ cần thao tác nhấn Turn on để chính thức bật kỹ năng này hoạt động trong toàn bộ hệ thống Workspace.
Ngay sau khi hoàn tất cài đặt, hãy thử trải nghiệm bằng cách mở ứng dụng Gmail, nhấp vào biểu tượng Gemini để bắt đầu tiến trình soạn thảo thư điện tử. Trong khung trò chuyện, nhập câu lệnh yêu cầu soạn nội dung kèm theo ký tự @ rồi lựa chọn kỹ năng đã tạo từ trước để hệ thống tự động hoàn thiện văn bản theo đúng tiêu chuẩn thiết lập.
Nhận định từ chuyên gia kỹ thuật của TTC Việt Nam
Đánh giá về tính năng Google Workspace Skills mới ra mắt, các kỹ sư công nghệ tại TTC Việt Nam cho rằng đây là bước tiến chiến lược giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc cho khối doanh nghiệp. Việc tích hợp AI sâu vào các công cụ soạn thảo như Google Docs không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý tài liệu mà còn chuẩn hóa quy trình vận hành nội bộ, đảm bảo tính nhất quán trong văn phong thương hiệu và nâng cao chất lượng quản trị số.
Để được tư vấn chi tiết về các giải pháp mạng, hạ tầng công nghệ thông tin và tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp toàn diện, quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của TTC Việt Nam thông qua website ttcvn.net hoặc hotline chính thức để nhận hỗ trợ nhanh chóng nhất.
