Trí tuệ nhân tạo (AI) đã hiện diện rộng khắp trong môi trường làm việc chuyên nghiệp ngày nay. Từ các tác vụ như soạn thảo văn bản, phân tích dữ liệu chuyên sâu cho đến việc hỗ trợ họp hành và tự động hóa quy trình, công nghệ Generative AI đang được ứng dụng với tốc độ chưa từng có. Tuy nhiên, dù mức độ tiếp nhận rất nhanh, không ít doanh nghiệp vẫn đang loay hoay trong việc xác định giá trị thực tế mà AI mang lại cho tổ chức.
Theo dữ liệu từ Work Trend Index của Microsoft, khoảng 75% nhân viên văn phòng hiện đang sử dụng Generative AI trong công việc, với tần suất sử dụng tăng gấp đôi chỉ trong vòng sáu tháng. Bên cạnh đó, số liệu từ AI Collaboration Index của Atlassian cho thấy phần lớn người dùng nhận định AI hỗ trợ họ tăng khoảng 33% năng suất, giúp tiết kiệm trung bình hơn 100 phút làm việc mỗi ngày. Mặc dù vậy, sự phổ biến này không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã khai thác được giá trị bền vững từ công nghệ.
Một trong những kết luận quan trọng từ nghiên cứu của Atlassian là hiệu quả đầu tư (ROI) từ AI phụ thuộc chủ yếu vào tư duy sử dụng hơn là tỷ lệ áp dụng đơn thuần. Những đội ngũ xem AI như một "đồng đội" thay vì công cụ tăng tốc cá nhân thường đạt hiệu quả vượt trội. Họ tận dụng thời gian tiết kiệm được để nâng cao kỹ năng, phát triển ý tưởng mới và củng cố khả năng cộng tác trong tổ chức. Đây là ranh giới phân định rõ rệt giữa việc "sử dụng AI" và "làm việc cùng AI".
Tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, AI vẫn đang bị bó hẹp trong các phiên chat cá nhân hoặc các quy trình riêng lẻ. Nhân viên thường sử dụng AI để viết email, tóm tắt tài liệu nhanh, nhưng các tiến trình này thiếu sự kết nối với tập thể. Kết quả là, dù cá nhân làm việc nhanh hơn, thông tin vẫn bị phân mảnh và tổ chức khó có cái nhìn tổng quan về cách các nỗ lực cá nhân đóng góp vào mục tiêu chung.
Ngược lại, các team khai thác AI thành công bắt đầu xem nó như một "thành viên mở rộng" trong luồng công việc chung. AI không chỉ thực hiện từng nhiệm vụ riêng lẻ mà còn hỗ trợ lập kế hoạch, tổng hợp dữ liệu, theo dõi sự phụ thuộc giữa các nhóm và hỗ trợ ra quyết định. Lúc này, AI không còn là một chatbot trên trình duyệt cá nhân mà trở thành mắt xích quan trọng trong hệ thống vận hành của cả đội ngũ.
Một thay đổi cốt lõi nằm ở cách con người tương tác với AI. Phần lớn người dùng hiện vẫn xem prompt như một thao tác "nhập - xuất" đơn thuần. Nếu kết quả không như ý, họ dễ dàng phủ nhận năng lực của AI. Ngược lại, những người xem AI là đối tác tư duy (thinking partner) luôn duy trì tương tác đa vòng, bổ sung ngữ cảnh, phản biện output và tinh chỉnh tư duy thông qua sự hỗ trợ của AI.
Ví dụ, thay vì chỉ dừng lại ở yêu cầu viết một email, họ tiếp tục yêu cầu AI hiệu chỉnh nội dung cho lãnh đạo, rút gọn thông điệp, phân tích rủi ro hoặc đề xuất các bước hành động tiếp theo. Trong các dự án phức tạp, AI được cung cấp thêm mục tiêu dự án, các ràng buộc, dữ liệu nghiên cứu và lịch sử chiến dịch để cùng thảo luận với đội ngũ. Quá trình trao đổi liên tục này chính là chìa khóa biến AI từ "máy tạo nội dung" thành người cộng tác thực thụ.
Thú vị hơn, các thảo luận về AI hiện nay vẫn đặt nặng vào tốc độ. Người ta thường kỳ vọng AI tiết kiệm thời gian hoặc giảm số lượng cuộc họp. Tuy nhiên, theo Atlassian, nếu chỉ dùng AI để tối ưu hóa năng suất cá nhân, doanh nghiệp khó tạo ra đổi mới thực chất. Việc làm nhanh hơn không đồng nghĩa với việc tư duy hiệu quả hơn. Nếu thiếu sự phối hợp, AI đôi khi chỉ giúp thực hiện các quy trình chưa hợp lý một cách nhanh chóng hơn mà thôi.
Góc nhìn chuyên gia từ TTC Việt Nam: Theo kinh nghiệm triển khai các giải pháp mạng và viễn thông hiện đại cho nhiều doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy rằng AI chỉ thực sự phát huy sức mạnh khi được tích hợp sâu vào hạ tầng số và quy trình vận hành đồng bộ. Việc đơn thuần áp dụng công nghệ mới mà thiếu đi sự chuẩn hóa về hạ tầng dữ liệu và thói quen làm việc chung sẽ khó tạo ra bước nhảy vọt. Chúng tôi khuyến nghị các doanh nghiệp cần xem AI như một phần của kiến trúc hệ thống, nơi mà sự bảo mật và khả năng kết nối dữ liệu giữa các phòng ban được đặt lên hàng đầu để tạo ra sự cộng tác thực sự.
Các tổ chức dẫn đầu thường sử dụng AI để cải thiện khả năng phối hợp thay vì chỉ chạy đua tốc độ. AI có thể ánh xạ công việc với mục tiêu OKR, tổng hợp dữ liệu từ Jira, Confluence để tạo góc nhìn thống nhất hoặc đóng vai trò người phản biện để nhận diện các rủi ro trước khi ra quyết định. Đây là giá trị khác biệt mà cách dùng chatbot cá nhân khó có thể đạt được.
Nhiều doanh nghiệp sai lầm khi tin rằng chỉ cần đào tạo nội bộ là đủ. Việc thay đổi hành vi đòi hỏi phải thay đổi cả quy trình vận hành. Các team thành công thường xây dựng hệ tri thức chung (shared knowledge base) để AI tiếp cận thông tin thống nhất, tích hợp AI vào quy trình planning, ghi chú họp và theo dõi task. AI khi đó không còn là công cụ phụ trợ mà là một phần của hệ thống cộng tác.
Cần lưu ý rằng AI thường khuếch đại những gì sẵn có. Nếu quy trình mơ hồ, AI sẽ tạo ra nhiều phiên bản sai lầm; nếu dữ liệu phân mảnh, AI sẽ đưa ra kết luận thiếu chính xác. Vì vậy, sự đầu tư vào tài liệu hóa, log quyết định và tính minh bạch là yếu tố tiền đề để AI vận hành hiệu quả. AI chỉ đóng vai trò "bản nháp mạnh mẽ", không phải tiếng nói cuối cùng.
Tương lai của doanh nghiệp không nằm ở cuộc chiến "con người đối đầu AI", mà là "con người cộng tác cùng AI". Những đội ngũ thành công dùng AI để đặt câu hỏi sắc bén hơn, nhìn nhận đa chiều hơn và đưa ra quyết định chính xác hơn.
Chuyển đổi tư duy từ "AI là công cụ" sang "AI là đồng đội" chính là bước ngoặt quan trọng giúp doanh nghiệp đổi mới và phát triển bền vững. Đừng để công nghệ chỉ dừng lại ở sự tiện lợi cá nhân, hãy biến nó thành nền tảng để cả tổ chức học hỏi và cùng nhau tiến xa.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp hạ tầng mạng hoặc tư vấn triển khai các giải pháp công nghệ thông tin để tối ưu hóa quy trình làm việc cùng AI, hãy liên hệ ngay với TTC Việt Nam (ttcvn.net) để được tư vấn chuyên sâu.
